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Logística de Eventos

Para a realização de palestras, workshops, minicursos e trabalhos de campo, as faculdades e institutos da Universidade devem fazer as contas na ponta do lápis e colocar todos os gastos no papel, encaminhando-os ao setor de Logística de Eventos. A funcionária Bárbara Lorena Batista dos Santos, da Pró-reitoria de Logística e Infraestrutura, é a responsável pelo setor. "Os orçamentos são aprovados de acordo com a verba disponível", explica ela.

Ao contrário do que se possa pensar, a Logística de Eventos não é responsável pela organização dos encontros e celebrações da PUC Minas, mas apenas pelo aspecto financeiro. "Os coordenadores proveem as palestras e seminários realizados nos cursos e a Assessoria de Relações Públicas organiza e assessora, sob demanda, os eventos institucionais", pontua Bárbara, que é a única funcionária do setor.

A partir das informações enviadas pela Pró-reitoria de Gestão Financeira (Progef), Bárbara repassa aos cursos de graduação o orçamento autorizado para eventos durante o ano. "A verba é distribuída de acordo com a demanda do curso; algumas graduações exigem a realização de trabalhos de campo e seminários. Quando não há essa demanda, buscamos promover palestras e minicursos para beneficiar os estudantes com os recursos disponibilizados", esclarece a auxiliar administrativa, que trabalha na Universidade há 12 anos.

Para gerir a demanda das outras unidades e campi da PUC Minas, Bárbara Lorena, que está lotada no campus Coração Eucarístico, conta com o apoio de funcionários do setor financeiro de cada localidade para o cadastramento e aprovação de orçamentos. "Em todas as unidades e campi há um funcionário designado para ser uma ponte com a Logística de Eventos. Esses funcionários escolhidos são responsáveis por disponibilizar o cadastro do evento para que eu possa fazer a aprovação orçamentária", pontua.

Segundo Bárbara, os eventos da Secretaria de Cultura e Assuntos Comunitários (Secac), como a MPB Quarta, Sexta Erudita, Concertos Dominicais e Tenda da Leitura também são cobertos pela verba de eventos da Universidade.

O setor de Logística de Eventos aprova, em média, 240 orçamentos de eventos por ano e 280 visitas técnicas por semestre.

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