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Quando se fala em estimular a integração entre funcionários, logo vem à mente a ideia de trabalhar com profissionais que atuem numa mesma equipe. No entanto, uma organização sempre é formada por mais de um departamento e todas as pessoas que nela trabalham somam esforços para dar vida ao negócio. Mas, por que a integração entre departamentos é importante? Tomemos como exemplo um gerente que solicita a um office-boy que tire dez cópias de um relatório que ele apresentará durante uma reunião. Porém, faltam apenas 30 minutos para o início da sua apresentação. Entretanto o gestor não imagina o que acontece durante o percurso: do momento em que ele entrega o relatório ao funcionário até a devolução da documentação.
Se o funcionário responsável pela validação do protocolo atrasar para entregar cópias para uma reunião, ele geralmente recebe uma advertência por não ser ágil na tarefa que lhe foi incumbida. Só que o gestor não imagina que outros gestores da instituição também precisavam de cópias urgentes e, para completar, algumas copiadoras estavam em manutenção. Esse é um exemplo simples, mas que ocorre com frequência. Muitos colegas de trabalho só sabem o que acontece no setor que atuam. Na verdade, não é errado conhecer bem o setor em que atuamos. Mas para que a PUC Minas em Betim possa contar com uma boa engrenagem, é preciso que todos os colaboradores tenham, ao menos, uma noção do todo. Isso evita, por exemplo, que um setor atrapalhe o outro por desentendimentos que poderiam ter sido evitados.
Atualmente, é necessário pensar e agir de forma sistêmica, ou seja, para atender um aluno, um professor ou uma pessoa da comunidade não podemos pensar separadamente, pois todos os procedimentos são interligados e interdependentes. A sua compreensão e solução requerem uma abordagem sistêmica. Pensar sistemicamente é pensar em processos, ou seja, não existe um pedido que não esteja ligado a setores ou pessoas diferentes. Pensar e agir sistemicamente é enxergar as partes, mas principalmente entender o todo.
A partir deste semestre iremos começar a segunda fase do Atendimento Integrado, em nossa unidade. Em longo prazo, o objetivo é que todos os funcionários (as) tenham conhecimento do trabalho executado no Apoio Comunitário, Estágio, Financeiro e Secretaria Acadêmica/CRA. Ao mesmo tempo, no prédio 7, prédio das Coordenações, será iniciado o atendimento integrado aos professores e alunos da graduação e da pós-graduação nas questões de ensino, pesquisa, extensão e eventos. Acreditamos que, desta forma, todos terão um atendimento mais acolhedor e eficiente.
A falta de integração entre departamentos e setores é um problema que prejudica o bom funcionamento da organização. E isso se deve à falsa visão de que cada setor ou departamento deve fazer o seu trabalho sem que haja comunicação e a devida integração entre eles. A tentativa é acabar com "feudos", estrutura tradicional que não permite a interação entre as funções durante o processo de atendimento aos estudantes. Esse novo olhar coloca de lado a figura do velho funcionário apertador de parafusos - como no filme de Charles Chaplin, Tempos modernos - que faz sempre a mesma coisa, sem se questionar sobre a importância do seu papel na organização e sem se tornar sujeito participante do processo de construção da PUC Minas.
Sabemos que os modelos de chefia, gerência e vigilância estão ultrapassados. Os gerentes/chefes deveriam dar lugar a líderes que, através do acompanhamento e da disseminação de um alto nível de informações, inspiram os seus funcionários com ações positivas. A vigilância dá lugar à participação e o colaborador torna-se parceiro das atividades da instituição, trazendo a visão de que ele é parte essencial da geração de resultados, ou seja, de um melhor atendimento para a comunidade e consequentemente da satisfação e fidelização dos alunos na PUC Minas em Betim. Criar valores de integração e participação é preparar os trilhos que levarão a PUC Minas em Betim para as próximas estações.
Os canais de comunicação interna são fortes aliados na integração entre setores. Através deles é possível informar oficialmente que um determinado setor passará por reformas. Para evitar que ocorram atrasos no atendimento a alguma solicitação, os outros setores poderão fazer um pedido antecipadamente. Isso evita que alguém imagine que foi boicotado por não ter sido atendido prontamente e as atividades laborais transcorram sem atropelos. Talvez o importante em nossa vida seja mais do que ganhar sozinho. O que importa na verdade é colaborar, interagir para que todos possam vencer.
Professor Eugenio Batista Leite Pró-reitor Adjunto da PUC Minas em Betim
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